در ساختار مدیریتی نشریات علمی، دبیر تخصصی به شخصی گفته می‌شود که کارهای مربوط به انتشار نشریات تخصصی را به عنوان دستیار سردبیر مدیریت می‌کند. در بسیاری از موارد از سامانه‌هایی که تا کنون توسط سیناوب راه‌اندازی شده است،  دبیر تخصصی در نقش جانشین سردبیر هم قرار گرفته است که در این صورت همه کارهای سردبیر را انجام می‌دهد. وقتی فرد که توسط مدیر سامانه به عنوان دبیر تخصصی مشخص‌شده، با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شود، نقش دبیر تخصصی را مشاهده می‌کند.

در سامانه نشریات دبیرتخصصی می تواند 2 سطح دسترسی داشته باشد که توسط مدیرسامانه تعیین می گردد:

1. دبیر تخصصی فقط می تواند نظر خود را در مورد مقاله به اطلاع سردبیر برساند و یا داوران را پیشنهاد دهد.
2. دبیر تخصصی می تواند برای مقاله داور انتخاب کرده و پس از پیگیری داوری نتیجه را به سردبیر اطلاع دهد.

مراحل

ابتدا وارد نقش دبیرتخصصی شوید.

1. مقالات جدیدی که هنوز اقدامی روی آن ها انجام نگرفته است در بخش مقالات بررسی نشده در دسترس است.
2. مقالات ارسال شده به داوران: در صورتی که مقاله ای را برای داور ارسال کنید به بخش مقالات ارسال شده به داوران منتقل می شود.

داورانی که مقالات ارسال شده را در مهلت تعیین شده داوری نکرده‌اند: پس از اینکه مقاله ای را برای داوری ارسال می کنید در صورتی که داوران در مهلت تعیین شده داوری را انجام ندهند مقاله در این بخش قرار می گیرد.

مقالات داوری شده: زمانی که داوران نظر خود را در سامانه ثبت کنند، مقاله به این بخش منتقل می شود.(به محض اینکه یکی از داوران مقاله نظر خود را ارسال کند، مقاله به این بخش منتقل می شود.)

مقالات داوری شده بوسیله همه داوران: زمانی که همه داوران یک مقاله نظر خود را درباره آن مقاله ثبت کنند، مقاله به این وضعیت منتقل می شود

3. مقالات بررسی شده : زمانی که دبیرتخصصی نظر خود را درباره یک مقاله ثبت کند، مقاله به این وضعیت منتقل می شود و دبیرتخصصی دیگر نمی تواند تغییری در مقاله ایجاد کند.

مقالات بسته شده: زمانی که نشریه درباره یک مقاله تصمیم گیری می کند(مقاله را منتشر یا رد شود)، مقاله به این وضعیت منتقل می شود..