در سامانه‌های سنتی، داوران باید نظر خود را به صورت مکتوب، در قالب یک فرم یا به صورت تفصیلی در مورد مقالات بیان کنند. برای ایفای این نقش، سامانه مدیریت نشریات علمی سیناوب امکانات پویایی را در اختیار داوران و ارزیاب‌ها قرار داده است. در همان ابتدا و در قالب فرم اولیه ثبت‌نام، از افراد خواسته می‌شود که تمایل خود را برای پذیرش نقش داوری اعلام کنند. البته این اعلام آمادگی، برای نهایی شدن، نیاز به تأیید مدیر سامانه (مدیر داخلی یا اجرایی) دارد. مدیر سامانه می‌تواند به صورت مستقیم افرادی را به عنوان ارزیاب و داور در سامانه ثبت کند. به هر حال، افرادی که در سامانه به عنوان داور ثبت‌شده‌اند، وقتی با نام کاربری و کلمه عبور وارد سامانه می‌شوند می‌توانند به عنوان داور به ایفای نقش بپردازند.
دبیرتخصصی
در ساختار مدیریتی نشریات علمی، دبیر تخصصی به شخصی گفته می‌شود که کارهای مربوط به انتشار نشریات تخصصی را به عنوان دستیار سردبیر مدیریت می‌کند. در بسیاری از موارد از سامانه‌هایی که تا کنون توسط سیناوب راه‌اندازی شده است، دبیر تخصصی در نقش جانشین سردبیر هم قرار گرفته است که در این صورت همه کارهای سردبیر را انجام می‌دهد. وقتی فرد که توسط مدیر سامانه به عنوان دبیر تخصصی مشخص‌شده، با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شود، نقش دبیر تخصصی را مشاهده می‌کند.
سردبیر
سردبیر نشریه، ناظر اصلی جریان بررسی و ارزیابی چکیده‌ها و اصل مقالات علمی است و مسئولیت بخش علمی نشریه را بر عهده دارد. سامانه مدیریت نشریات علمی سیناوب امکانات ویژه‌ای را در اختیار سردبیر نشریه قرار می‌دهد تا فرآیند ارزیابی و داوری مقالات به دقت در کمترین زمان ممکن به انجام رسد.
هر مقاله‌ای که توسط نویسنده‌ای ارسال می‌شود، در مرحله اول به دست سردبیر می‌رسد. چنانچه، سردبیر نقش کارشناس مجله را فعال کرده باشد، کارشناس مقاله را دریافت کرده و در صورت انطباق با شرایط و ضوابط مجله برای تعیین داور و انجام فرآیند ارزیابی به سردبیر ارسال می‌کند.
در صورت نیاز سردبیر می تواند مقاله را برای بررسی به داور یا دبیرتخصصی یا اعضای هیات تحریریه ارسال کند. و پس از دریافت نتیجه ارزیابی مقاله را برای اصلاح به نویسنده بازگرداند.
صفحه آرا
در سامانه سیناوب نقش ویژه‌ای برای افرادی که در بخش صفحه‌آرایی همکاری دارند، وجود دارد. در سامانه‌های سنتی، صفحه‌آرایان باید با مراجعه به دفتر نشریه، آخرین نسخه تأییدشده را دریافت می‌کردند. این روند، حتی اگر هزینه زیادی روی دست نشریه نمی‌گذاشت، حداقل وقت زیادی را تلف می‌کرد. چرا که پس از بازگرداندن مقالات توسط صفحه آرا، نیاز به زمان زیادی برای اعمال تغییرات روی نسخه الکترونیک مقاله بود.
خوشبختانه صفحه آرایان سنتی در زمانی کوتاه کار با ابزارهای ارتباطی و نرم‌افزارهای صفحه آرا را آموختند. آن‌ها نسخه الکترونیک مقاله یا اثر را دریافت کرده، تغییرات لازم را روی آن انجام داده و با ارسال اثر از طریق پست الکترونیک، سرعت بیشتری به کار بخشیدند. اما باز هم بخش‌های مشخصی از فرآیند کاری درگیر کندی‌ها و دشواری‌هایی بود. نامه‌های الکترونیک در میان انبوهی از نامه‌های دیگر مفقود می‌شد و نسخه‌های اولیه و نهایی با هم جابه‌جا می‌شد.
سامانه سیناوب برای این مجموعه مشکل هم راه‌حل‌هایی دارد. در این سامانه، وقتی مقاله تمامی مراحل مربوط به داوری و ارزیابی و تأیید را پشت سر گذاشت توسط سردبیر برای صفحه آرا ارسال می‌شود. صفحه آرا از طریق صفحه اختصاصی خود مقاله را دریافت کرده و برای مدتی مشخص تغییرات و ویرایش‌های لازم را روی آن انجام داده و در انتها مقاله صفحه آرایی شده را در پایگاه اینترنتی نشریه بارگذاری می‌کند.
مدیر سامانه
سامانه مدیریت نشریات علمی سیناوب دارای نه نقش مجزا برای مدیریت و پیشبرد امور علمی و اجرایی نشریات علمی است. هر کاربر می‌تواند صاحب یک یا چند نقش باشد. مدیریت سامانه نشریات در سیناوب، بالاترین نقش در این سامانه است که نظارت و کنترل فنی بر همه بخش‌های نشریه را بر عهده دارد. مدیر سامانه در واقع سردبیر نشریه است که در بسیاری موارد انجام کارهای مربوط به سامانه را به کارشناس مسئول نشریه می‌سپارد. اگر کاربری چند نقش داشته باشد، می‌تواند با مراجعه به صفحه شخصی و انتخاب هر یک از نقش‌ها، نقش خود را تغییر دهد. برای مثال اگر یک کاربر در این سامانه به عنوان نویسنده و داور تعریف‌شده است، می‌تواند با مراجعه به صفحه اختصاصی خود، یکی از دو نقش نویسندگی یا داوری را انتخاب کرده و به ایفای مسئولیت خود بپردازد.
نویسنده
تمامی افراد برای ارسال مقاله ابتدا باید در سامانه ثبت‌نام کنند. ثبت‌نام در سامانه سیناوب برای تمامی افراد رایگان است و نیازی به تأیید مدیر سامانه ندارد. پس از تکمیل فرم ثبت‌نام، رمز عبور به ایمیل شما ارسال می‌شود. بنابراین، از نشانی ایمیل صحیح که به آن دسترسی دارید استفاده کنید. پس از دریافت رمز عبور، وارد سامانه شده، اطلاعات مقاله خود را وارد کرده و در نهایت فایل اصلی مقاله را ارسال کنید. به هنگام ارسال مقاله به توضیحات اصلی که در صفحه مربوط به راهنمای نویسندگان و صفحه شرایط و ضوابط است توجه کنید. مقاله را بر اساس فرمت و دستورالعمل مجله تهیه و تدوین کرده و در سامانه ثبت کنید. از یک نشانی برای ثبت‌نام و ارسال مقاله استفاده کنید. توصیه می‌شود فقط یک‌بار در سامانه ثبت‌نام نمایید.
لازم به ذکر است با توجه به اینکه در برخی موارد ویژه‌نامه‌هایی توسط مجلات انتشار می‌یابد، امکان ارسال مقاله برای این ویژه‌نامه‌ها وجود دارد. ممکن است که در برخی موارد درخواست شود به هنگام ثبت‌نام مبلغی را برای هزینه داوری و ارزیابی به حساب مشخصی وارد کنید. پس از واریز مبلغ، امکان ارسال فیش به هنگام ارسال مقاله وجود دارد. از گزینه سایر فایلها به هنگام ارسال مقاله برای این منظور استفاده کنید.